Logo Selene Consulting
Firma wpisana do
Rejestru Instytucji Szkoleniowych
pod numerem ewidencyjnym: 2.24/00255/2016
Selene Consulting - ochrona danych, kontrola zarządcza, archiwizacja, szkolenia, bhp
O FIRMIE OFERTA KONTROLA ZARZĄDCZA OCHRONA DANYCH AKTUALNOŚCI KONTAKT


Kontrola Zarządcza
Zarządzanie ryzykiem jest niezbędnym elementem kontroli zarządczej w Jednostce

Ryzyko to możliwość zaistnienia zdarzenia, które będzie miało wpływ na realizację założonych celów. Proces ten przebiega w kolejności: identyfikacja, analiza, reakcja, monitorowanie. Celem zarządzania ryzykiem jest osiągnięcie wyznaczonych celów i zadań, poprzez ograniczenie prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka oraz zabezpieczanie się przed jego skutkami.

Pracownicy Jednostki powinni współpracować z kierownictwem i informować o zidentyfikowanych ryzykach. Dobrym rozwiązaniem jest wskazanie osoby, komórki organizacyjnej, bądź zespołu, który będzie odpowiedzialny za koordynację systemu zarządzania ryzykiem.

Udokumentowanie identyfikacji i analizy ryzyka, a więc określenie reakcji na ryzyko czy zastosowanie mechanizmów kontroli, może odbywać się kilka razy w ciągu roku a także na bieżąco wskutek zachodzących zmian i potrzeb. W praktyce powinno się przyjąć pewną zasadę: identyfikację ryzyka należy przeprowadzać w momencie, kiedy określane są cele i zadania na rok następny, co pozwala na uporządkowane zarządzanie ryzykiem od początku roku. Jak wygląda ten proces w praktyce ? Omówmy to na przykładzie:

Wójt Gminy X w planie działalności na 2017r. założył sobie cel: Zrealizowanie zadań inwestycyjnych zaplanowanych na 2017r. określił miernik, który wskazuje stopień realizacji celu: Minimum 85 % wykonanych działań modernizacyjnych/remontów na terenie Gminy, przewidzianych do realizacji w roku 2017. Wójt Gminy zakładając pewien cel musiał się liczyć z nowymi działaniami, konsekwencjami, wyrzeczeniami, dlatego wyznaczył zadania służące realizacji tego celu. Zadanie te to np. zapewnienie odpowiednich zasobów finansowych; bieżąca kontrola prac remontowych; współpraca z kontrahentami. Na tym etapie dopiero zaczyna się proces zarządzania ryzykiem. Do każdego celu należy zidentyfikować ryzyko, które może wystąpić i spowodować, iż cel nie zostanie zrealizowany. Wójt Gminy zadał sobie pytanie: „Co może przeszkodzić w zrealizowaniu zadań inwestycyjnych na 2017r. w 85 %?”, odpowiedź ”- Brak środków finansowych”. Kolejnym etapem analizy ryzyka jest ocena skutku i prawdopodobieństwa jego wystąpienia, opierając się na 3-stopniowej skali, gdzie:

1- oznacza – skutek/prawdopodobieństwo – niski/e
2- oznacza – skutek/prawdopodobieństwo – średni/e
3- oznacza – skutek/prawdopodobieństwo – wysoki/e

W tym przypadku Wójt Gminy ocenił, że jego skutek przyjmuje wartość 3-wysoki, ponieważ np. remont drogi, który ma się odbyć w 2017r. jest jednym z działań składających się na realizację tego celu. Remont ułatwiłby przejazd z punktu A do punktu B a w przypadku, gdy działanie to nie zostanie zrealizowane, ulica Y będzie nadal miała uszkodzoną nawierzchnię i będą tworzyć się korki co spowoduje niezadowolenie mieszkańców i napływające skargi do urzędu, na dodatek na ulicy Y nie ma przejścia dla pieszych, a zgodnie z planem ma się znajdować w wyznaczonym miejscu. Brak przejścia dla pieszych tworzy zagrożenie dla społeczeństwa – zagrożenie zdrowia i życia. Natomiast prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka Wójt Gminy ocenił na 2 -średnie, ponieważ gmina posiada środki na realizację tego celu, nie mniej jednak nie został złożony wniosek o dofinansowanie na wypadek gdyby te środki trzeba byłoby przeznaczyć na inny – bardziej istotny cel (wnioskując o dofinansowanie, tworzymy pewne zaplecze finansowe, co zmniejsza to prawdopodobieństwo). W związku z tym, iż istotność ryzyka jest iloczynem skali prawdopodobieństwa jego wystąpienia i wartości oszacowanych potencjalnych skutków – w tej sytuacji istotność ryzyka równa się 6 (Skutek (3) x Prawdopodobieństwo (2) = Istotność ryzyka (6)). Wójt Gminy po dokonanej analizie otrzymał wynik: istotność ryzyka w tym przypadku oscyluje na poziomie poważnym, przyjmując skalę :

Ryzyko poważne: 6-9 punktów;
Ryzyko umiarkowane: 3-4 punktów;
Ryzyko nieznaczne: 1-2 punktów.

Zadaniem Wójta jest wyznaczenie akceptowalnego poziomu ryzyka, w związku z tym przyjął on, iż ryzykiem akceptowalnym będzie ryzyko nieznaczne. Do każdego ryzyka należy przypisać działania profilaktyczne mające na celu wyeliminowanie lub zmniejszenie ryzyka, w tym przypadku takim działaniem jest: – Racjonale wydatkowanie środków finansowych;
– Ubieganie się o dodatkowy fundusz na remont i modernizację. W wyżej wskazany sposób można ocenić ryzyko po podjęciu działań profilaktycznych. Należy pamiętać, że skutek zawsze jest taki sam, jednak zawsze możemy zmniejszyć prawdopodobieństwo wystąpienia poprzez działania profilaktyczne. Po podjęciu działań nasza istotność ryzyka spadnie do 3 (Skutek (3) x Prawdopodobieństwo (1) = Istotność ryzyka (3), co oznacza ryzyko umiarkowane. Wójt Gminy otrzymał wynik, wskazujący na to, iż mimo podjętych działań ryzyko nadal jest na poziomie „zagrożonym”, w związku z tym na bieżąco wymaga ono stałego monitorowania i nadzoru.

Zarządzanie ryzykiem jest procesem ciągłym oraz rozłożonym na pewne etapy, w których w odpowiedniej kolejności należy zastanowić się nad danym problemem, który podlega analizie i udokumentować cały ten proces. Jeżeli Kierownik Jednostki ma trudność w ocenie ryzyka, ponieważ nie operuje na bieżąco informacjami z każdego działu w Jednostce, zaleca się przyjąć jedną z metod identyfikacji, może to być np.: burza mózgów czy ankiety identyfikacji ryzyka dla pracowników jednostki z każdego obszaru w jakim pracują. Dla każdego istotnego zidentyfikowanego ryzyka właściciel ryzyka wskazuje optymalną reakcję np. tolerowanie, przeniesienie, akceptacja działanie, wycofanie.

Podsumowując: w każdej komórce organizacyjnej należy opracować i wdrożyć zasady identyfikacji i analizy ryzyka. Umożliwi to identyfikację i zrozumienie pracowników wszystkich rodzajów ryzyk, na które dana komórka organizacyjna oraz Jednostka jako całość jest narażona, realizując przydzielone cele i zadania.

Zapisz tekst jako PDF Pobierz tekst


Copyright © 2015 SELENE CONSULTING SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ SPÓŁKA KOMANDYTOWA
NIP: 6332235280 REGON: 363816134 KRS: 0000604037