Logo Selene Consulting
Firma wpisana do
Rejestru Instytucji Szkoleniowych
pod numerem ewidencyjnym: 2.24/00255/2016
Selene Consulting - ochrona danych, kontrola zarządcza, archiwizacja, szkolenia, bhp
O FIRMIE OFERTA KONTROLA ZARZĄDCZA OCHRONA DANYCH AKTUALNOŚCI KONTAKT


Kontrola Zarządcza
Ankieta samooceny funkcjonowania kontroli zarządczej w jednostce – Zbędny obowiązek czy przydatne narzędzie?

Wielu kierowników jednostek zadaje sobie pytanie czy samoocena faktycznie jest przydatnym narzędziem, czy zbędnym obowiązkiem. Przede wszystkim należy pamiętać, że samoocena jest w dużym stopniu ważnym elementem kontroli zarządczej ze względu na możliwość zidentyfikowania ryzyk/ problemów w jednostce, które należy zniwelować.

Samoocena kontroli zarządczej powinna zostać przeprowadzona w obszarze jednostki, która z różnych przyczyn nie praktykuje audytu zewnętrznego oraz w sposób mało efektywny, dokonuje kontroli wewnętrznej. W związku z tym, na potrzebę samooceny kontroli zarządczej należy stworzyć ankietę, która skierowana jest do pracowników i kadry kierowniczej pracującej w obrębie danej jednostki. Ankieta jest niezastąpiona w diagnozie charakterystyki, poznaniu istniejących faktów oraz opinii badanej grupy ludzi.

Należy pamiętać, że wprowadzenie procesu samooceny w Jednostce niesie za sobą pewne korzyści ale również zagrożenia. Niewątpliwe jest, iż dzięki samoocenie pracownicy w większym stopniu uczestniczą w procesie kontroli zarządczej, co pozwolą na jej zrozumienie. Pracownicy, którzy biorą udział w doskonaleniu tego systemu, chociażby poprzez samoocenę w dużym stopniu dają szansę na lepsze funkcjonowanie jednostki. Samoocena ma wpływ na relacje między pracownikami a kadrą zarządzającą. Sposób przeprowadzania samooceny jest decyzją kierownika jednostki, nie mniej jednak zaleca się przeprowadzenia tzw „burzy mózgów”. Otwarta dyskusja sprzyja przedyskutowaniu najważniejszych zagadnień i umożliwia łatwiejsze i rzeczywiste zidentyfikowanie ryzyka. Ze względu na fakt, iż nie w każdej jednostce jest możliwość przeprowadzenia dyskusji, drugim sposobem jest rozdanie/rozesłanie ankiet osobiście lub drogą elektroniczną. W tym przypadku nie mamy pewności, iż pracownicy rzetelnie wypełnili ankiety nie mniej jednak w większym stopniu pozwolą uzyskać informację o tym co myślą pracownicy i w jakim stopniu kontrola zarządcza funkcjonuje w jednostce. Dla osiągnięcia wyczerpującej wiedzy badanego środowiska konieczne jest umożliwione wyrażenia własnej opinii, sugestii, zastrzeżeń lub propozycji dotyczących opiniowanych tematów. Korzyścią samooceny jest również skuteczniejszy audyt wewnętrzny. Audytor ma w takim przypadku możliwość rozeznania się w jakich obszarach kontrola zarządcza nie funkcjonuje w stopniu wystarczającym.

Każde działanie niesie za sobą pewne korzyści ale również konsekwencje. W przypadku wprowadzenia systemu samooceny w jednostce kierownik jednostki musi liczyć się również z ryzykiem jakie przyniesie wprowadzenie tego systemu. Minusem jest na pewno fakt, iż wyniki kwestionariuszy/ankiet mogą być niewiarygodne – co nie pozwoli w rzeczywistości ocenić faktycznego stanu funkcjonowania kontroli zarządczej w jednostce. W związku z tym, wielu pracowników skłania się do udzielania odpowiedzi „oczekiwanych”, a nie szczerych. W mniejszych jednostkach zagrożenie to jest wysokie ze względu na obawę pracowników przed zidentyfikowaniem osoby wypełniającej ankietę. Mimo występujących zagrożeń z zakresu samooceny kontroli zarządczej nie należy rezygnować z jej przeprowadzania, ponieważ zagrożenia te można zminimalizować do poziomu akceptowalnego. Zaleca się wybranie koordynatora samooceny, który posiada odpowiednią wiedzę i umiejętności z zakresu kontroli zarządczej; pracownicy powinni być przeszkoleni z tego zakresu w celu zrozumienia systemu kontroli zarządczej – umożliwi to bardziej wiarygodne wyniki z przeprowadzonej samooceny; do przeprowadzenia samooceny powinno wybierać się pracowników, których faktycznie dotyczy problem z jej funkcjonowaniem w danym obszarze itp.

W momencie pozyskania informacji zwrotnej zapisanej w kwestionariuszu ankiety zostają zsumowane, a jej wyniki poddane obszernej analizie. Analiza ankiet jest metodą wykorzystywaną do pomiaru opinii publicznej w zakresie analizowanego problemu poprzez interpretację słowną i/lub graficzną zebranego materiału. Przy wykorzystaniu wykresów słupkowych, kołowych, diagramów oraz za pomocą zestawienia danych w tabelach jest przeprowadzana szczegółowa analiza każdego pytania zawartego w formularzu ankiety. Kolejnym krokiem jest skumulowanie otrzymanych analiz na potrzebę ogólnego zobrazowania istniejącego stanu danej jednostki.
Kierownik jednostki, który chce usprawnić w niej funkcjonowanie kontroli zarządczej nie powinien mieć wątpliwości, iż ankiety samooceny są przydatnym narzędziem.

Zapisz tekst jako PDF Pobierz tekst


Copyright © 2015 SELENE CONSULTING SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ SPÓŁKA KOMANDYTOWA
NIP: 6332235280 REGON: 363816134 KRS: 0000604037